Peran Dokumentasi bagi Perusahaan: Tujuan, Fungsi dan Jenisnya
Apa yang ada dibenakmu saat mendengar istilah dokumentasi? Mungkin beberapa orang akan memikirkan foto, berkas, rekaman ataupun surat menyurat.
Istilah dokumentasi memang mempunyai arti yang sangatlah luas, begitu juga dengan perannya. Dokumentasi memiliki peran-peran yang spesifik saat dikatikan dalam suatu bidang.
Lalu bagaimana peran dokumentasi bagi suatu perusahaan?
Baca Juga: Indikator Loyalitas Karyawan yang Setiap Pemimpin Perusahaan Wajib Tahu
Apa Itu Dokumentasi?
Kata dokumentasi sendiri sebenarnya diadaptasi dari bahasa Inggris yaitu “documentation” yang berarti memberi informasi atau bukti resmi yang berfungsi sebagai catatan dan juga suatu tindakan mencatat informasi secara tertulis, foto, video, ataupun lainnya.
Dapat disimpulkan bahwa dokumentasi merupakan suatu kegiatan yang melakukan pencarian, penghimpunan, dan juga penyelidikan dokumen dengan tujuan untuk memperoleh pengetahuan, bukti hingga menyebarkannya kepada pihak yang dituju.
Penerapan dokumentasi tentunya berbeda-beda. Namun biasanya dokumentasi berhubungan erat dengan kegiatan kearsipan ataupun juga proses administrasi. Bagi perusahaan, dokumentasi memiliki peran untuk memperkenalkan suatu perusahaan secara lengkap baik kepada karyawan baru maupun publik. Dokumentasi dapat dijadikan track record perusahaan tersebut.
Arti Dokumentasi Menurut Para Ahli
Agar lebih mendalami apa yang dimaksud dengan dokumentasi, berikut ini pengertian dokumentasi menurut beberapa ahli, yaitu;
- Paul Marie Ghislain Otlet
Paul Marie Ghislain Otlet mengartikan arti dokumentasi pada Internasional Economic Conference 1905 sebagai kegiatan yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
- Nurhadi Magetsari dkk
Nurhadi Magetsari dkk mengartikan dokumentasi sebagai bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.
- Tung Palan
Tung Palan mengartikan dokumentasi sebagai catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
Fungsi Dokumentasi
Fungsi dokumentasi sangat beragam. Kali ini akan menjabarkan fungsi dokumentasi secara umum dan juga apa fungsi dokumentasi bagi perusahaan.
- Fungsi Dokumentasi Secara Umum
Secara umum dokumentasi memiliki fungsi sebagai;
- Sebagai alat bukti yang akurat mengenai keterangan dokumen
- Sebagai pelindung dan tempat menyimpan fisik isi dokumen
- Sebagai media penyedia infomarsi tentang isi dokumen untuk penggunanya
- Untuk menghindari kerusakan akan dokumen
- Sebagai pengembangan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara
- Sebagai bahan penelitian para ilmuan
- Sebagai jaminan dan keontentikan informasi dan data yang ada dalam dokumen
- Fungsi Dokumentasi bagi Perusahaan
Bagi perusahaan dokumentasi memiliki fungsi sebagai;
- Sebagai alat pembuktian
- Sebagai alat rujukan
- Sebagai track record perusahaan dan digunakan untuk menjaga instansi
- Sebagai media untuk membantu dalam mengambil keputusan atau melakukan perancanaan dan melakukan pengawasan
- Sebagai keperluan untuk memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru
- Sebagai membina hubungan antara perusahaan dan publik
- Sebagai media penyedia informasi keuangan, personalia dan hal-hal yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen perusahaan
Tujuan Dokumentasi Perusahaan
Apa sebenarnya tujuan dokumentasi? Secara umum dokumentasi memiliki tujuan yang sama, namun ada tujuan spesifik untuk dokumentasi dalam perusahaan. Tujuan dokumentasi dalam perusahaan antara lain;
- Mencatat dokumen perusahaan dan mengolahnya
- Mencari dan mengumpulkan data yang dibutuhkan oleh perusahaan
- Untuk melakukan filing dan pengarsipan di dalam perusahaan
- Mempublikasi dan mendistribusikan dokumen yang diperlukan perusahaan
Jenis-Jenis Dokumentasi
Dokumentasi juga memiliki beragam jenisnya, diantaranya;
- Dokumen Berdasarkan Kegiatan
Dokumen berdasarkan kegiatan dibagi menjadi 3, yaitu dokumen pribadi, dokumen niaga, dan juga dokumen pemerintah. Dokumen pribadi merupakan dokumen yang berhubungan dengan individu seperti SIM, Akta Lahir, KTP dan Ijazah.
Dokumen Niaga merupakan dokumen yang berhubungan dengan perniagaan ataupun transaksi jual beli seperti cek, kuitansi dan juga nota. Sedangkan dokumen pemerintah merupakan dokumen yang berkaitan dengan ketatanegaraan suatu pemerintahan seperti undang-undang dan peraturan pemerintah.
- Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
Dokumen berdasarkan bentuk fisik dibagi menjadi 3, yaitu dokumen literer, dokumen korporil dan dokumen private. Dokumen literer merupakan dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam seperti buku dan film,
Dokumen korporil merupakan dokumen benda bersejarah seperti patung, fosil dan lainnya. Sedangkan dokumen private merupakan surat atau arsip yang disimpan seperti surat niaga, surat dinas dan juga laporan.
- Dokumen Berdasarkan Fungsinya
Dokumen berdasarkan fungsinya dibagi menjadi 2, yaitu dokumen dinamis dan dokumen statis. Dokumen dinamis merupakan dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan.
Dokumen dinamis ini juga dikategorikan sebagai dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif. Sedangkan dokumen statis merupakan dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kerjaan seperti dokumen korpol, dokumen literal, dan dokumen private.
- Dokumen Berdasarkan Sifatnya
Dokumen berdasarkan sifatnya dibagi menjadi 2, yaitu dokumen tekstual dan juga dokumen nontekstual. Dokumen tekstual merupakan informasi dalam bentuk tulis seperti buku, surat kabar dan lainnya.
Sedangkan dokumen nontekstual merupakan informasi dalam bentuk teks dan gambar seperi peta, grafik, gambar, rekaman dan lainnya.
- Dokumen Berdasarkan Jenisnya
Dokumen berdasarkan jenisnya dibagi menjadi 2, yaitu dokumen fisik dan dokumen intelektual. Dokumen fisik merupakan materi, berat, ukuran, tata letak, sarana prasarana dan lainnya.
Sedangkan dokumen intelektual merupakan dokumen yang sengaja dibuat berdasarkan isi subjek, tujuan, sumber, metode pembayaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan hal lainnya.
- Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
Dokumen berdasarkan dokumentasi dibagi menjadi 3, yaitu dokumen primer, dokumen sekunder dan juga dokumen tersier. Dokumen primer merupakan informasi akan hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya seperti laporan, paten penelitian dan disertasi.
Dokumen sekunder merupakan infomarsi mengenai literatur primer seperti dokumen bibliografi. Sedangkan dokumen tersier merupakan informasi literatur sekunder seperti buku dan teks panduan literatur.
Contoh Dokumentasi Perusahaan
Agar tidak bingung, berikut ini contoh-contoh dokumentasi dalam perusahaan, antaralain;
- Business Letters
Business Letters atau surat bisnis merupakan saran komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar seperti konsumen, calon karyawan, kolega, pemerintah dan lainnya. Surat bisnis pada umumnya dikirim melalu email.
- Email dan Memorandum
Sama seperti Business Letters, email dan memorandum memiliki fungsi sebagai sarana komunikasi yang resmi dalam perusahaan. Namun kini email umumnya lebih sering digunakan dibandingkan dengan memorandum.
- Dokumen Transaksi
Untuk menghemat waktu transaksi bisnis digunakannya dokumen transaksi. Dokumen ini seperti surat order, invoice dan lainnya.
- Business Report
Business Report merupakan laporan kegiatan dalam suatu perusahaan. Pada umumnya, format dari Business Report sangat formal dan juga rinci.
- Dokumen Finansial
Dokumen finansial merupakan laporan yang berkaitan dengan keuangan, pajak, payroll dan lainnya. Dengan adanya dokumen finansial, perusahaan dapat melihat bagaimana kondisi keuangan perusahaan.
