Mengenal Petty Cash, Pengeluaran Kecil yang Dibutuhkan Perusahaan
Sebagai pebisnis, kamu pasti tahu pentingnya administrasi keuangan yang baik. Dan dalam catatan administrasi, kamu harus memasukkan petty cash. Apakah kamu tahu petty cash itu termasuk akun apa? Pastinya kamu sudah tidak lagi asing dengan istilah-istilah di dalam dunia akuntansi. Misalnya saja debit, kredit, utang, piutang, dan lain sebagainya. Namun, bagaimana dengan petty cash?
Yang jelas, ini akun yang sangat penting untuk kamu ketahui. Banyak pebisnis yang akhirnya mengalami kerugian ketika tidak benar-benar memperhatikan akun yang satu ini. Lalu, apa yang dimaksud dengan petty cash dan apa manfaatnya? Kamu bisa meluangkan waktu sebentar untuk mempelajarinya sekarang juga.
Sekilas Mengenal Apa itu Petty Cash
Agar kamu tahu betapa pentingnya akun petty cash, kamu perlu tahu lebih dahulu apa yang dimaksud dengan petty cash. Sebenarnya, akun yang satu ini diperlukan ketika ada satu masalah, yaitu ketika perusahaan harus mengeluarkan sejumlah pengeluaran. Hanya saja, pengeluaran tersebut tidak begitu besar. Jika pengeluaran besar, perusahaan bisa saja melakukan transfer. Lalu, akan dibuat catatan pengeluaran di buku akuntansi.
Namun, bagaimana jika pengeluaran tersebut kecil? Setidaknya ada dua hal yang merepotkan. Yang pertama, perusahaan harus menanggung biaya untuk transfer. Yang kedua, perusahaan harus melakukan pencatatan uang yang sebenarnya tidak begitu banyak. Ini yang membuat repot. Di sisi lain, ketika pengeluaran kecil ini tidak dianggarkan, keuangan perusahaan bisa bermasalah. Bagaimanapun juga, perusahaan harus mengeluarkan uang ketika itu dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pembelian barang atau operasional perusahaan.
Di sinilah mengapa akun petty cash itu diperlukan. Secara singkat, ini merupakan pengeluaran kecil yang harus dianggarkan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan. Sampai di sini, sudah ada gambaran kan apa yang dimaksud dengan petty cash?
Baca juga: Rumus Biaya Marginal dan Cara Menghitungnya
Tujuan Menyiapkan Petty Cash
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, petty cash itu diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran perusahaan yang jumlahnya kecil. Namun, apakah ada hal lain yang menjadi tujuan dari petty cash?
- Menghindari Pengeluran yang Tidak Efisien
Dalam perusahaan, ada prosedur yang harus dipenuhi terutama ketika ingin mengeluarkan sejumlah uang. Misalnya saja harus ada persetujuan dari manajer, tanda tangan dari pihak finance, dan lain sebagainya. Belum lagi dengan adanya dokumen tertentu yang wajib disertakan. Apakah kamu harus mengikuti prosedur seperti itu padahal uang yang kamu butuhkan hanya kecil? Tentu saja proses tersebut tidak berbelit-belit.
Untuk itu, akan lebih efisien ketika ada anggaran yang disebut dengan petty cash. Ini merupakan anggaran yang memang disiapkan ketika ada pengeluaran penting dalam jumlah kecil. Kamu tidak perlu melewati prosedur yang berbelit-belit.
- Memenuhi Kebutuhan Perusahaan
Terkadang, pebisnis merogoh kocek sendiri ketika ada kebutuhan perusahaan yang kecil. Apalagi tidak ada anggaran di bagian tersebut. Jalan pintasnya adalah merogoh kocek sendiri. Sayangnya, ini bisa menjadi bumerang. Tidak jarang kebutuhan yang kecil ini terus menerus. Lama-lama uang yang harus keluar berjumlah sangat banyak.
Keputusan seperti itu tidaklah bijak. Akan lebih bijak ketika perusahaan menyiapkan anggaran petty cash. Sekecil apa pun biaya yang diperlukan, kebutuhan perusahaan harus terpenuhi.
- Percepatan
Tak jarang ada kegiatan yang memerlukan dana super cepat. Maka dari itu, petty cash bisa menjadi solusi. Kamu bisa mengeluarkan petty cash untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Nah, semakin jelas kan mengapa petty cash itu sangat penting?
Bagaimana Cara Mengelola Petty Cash yang Benar?
Setelah kamu tahu apa arti petty cash dan mengapa ini sangat penting, langkah berikutnya adalah mempelajari bagaimana cara menetapkan dan mengelola petty cash. Setidaknya ada dua metode yang bisa kamu pilih, yaitu:
- Imprest Fund System
Ini metode yang paling sering digunakan. Metode imprest fund system juga disebut dengan metode tetap. Jadi, uang yang ditaruh di dalam akun petty cash itu sifatnya tetap. Jadi, dari waktu ke waktu, besar nominal uang yang ada di petty cash akan selalu sama. jumlah nominal dari periode satu ke periode berikutnya harus sama.
- Fluctuating Fund System
Berbeda dengan imprest fund system, fluctuating fund system ini metode di mana jumlah uang bisa berubah sesuai dengan kebutuhan. Uang bisa bertambah, bisa juga berkurang.
Metode ini sering dipakai ketika pebisnis mampu memproyeksikan kebutuhan perusahaan tiap bulan. Misalnya saja, pebisnis tahu bahwa bulan depan akan ada kegiatan yang mungkin membutuhkan petty cash yang banyak. Saat itulah jumlah uang di akun petty cash akan naik, lebih tinggi daripada bulan berikutnya.
Dari dua metode petty cash tersebut di atas, mana yang menurut kamu tepat untuk kamu pilih? Yang jelas, sesuaikan dengan kondisi keuangan dan juga kegiatan perusahaan. Ada perusahaan yang lebih tepat menggunakan akun tetap. Ada juga yang lebih tepat menggunakan akun berubah atau fluctuating fund system.
Yang pasti, harus ada kesepahaman bahwa kebutuhan perusahaan harus dipenuhi walaupun itu kecil. Dan agar kebutuhan bisa terpenuhi dengan cepat tanpa harus melewati proses yang panjang, maka siapkan akun petty cash.
