Jangan Salah! Pahami Dulu Apa Itu Multitasking
Banyak sekali orang yang tidak tahu apa itu multitasking. Padahal, mereka sudah sangat sering melakukannya. Bahkan, mereka melakukan multitasking setiap hari. Mungkin kamu salah satu dari mereka. Apakah kamu sadar telah melakukan hal tersebut? Agar lebih jelas, kamu perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan multitasking.
Apa yang Dimaksud dengan Multitasking?
Sangat mudah untuk menjelaskan apa itu multitasking. Secara sederhana, multitasking adalah melakukan lebih dari kegiatan atau pekerjaan dalam waktu yang relatif bersamaan. Misalnya saja kamu mengerjakan pekerjaan administrasi perusahaan sambil menjawab pertanyaan dari customer. Dua pekerjaan tersebut memang terlihat mudah untuk dikerjakan secara bersamaan. Namun, tahukah kamu jika itu tidaklah efektif?
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, ada banyak sekali orang yang tidak sadar melakukan multitasking. Tujuannya sama. Mereka ingin menyelesaikan semua pekerjaan secara cepat. Ada juga yang bertujuan agar mereka mendapatkan bonus atau uang tambahan lantaran mereka sudah menyelesaikan beberapa pekerjaan.
Sayangnya, hasil yang didapatkan biasanya sebaliknya. Pekerjaan justru lebih lama untuk diselesaikan. Bahkan, tak jarang juga pekerjaan tidak maksimal dikerjakan.
Mengapa demikian? Menurut pakar psikologi, otak dan fisik manusia memiliki keterbatasan. Karena keterbatasan tersebut lah yang membuat orang tidak bisa melakukan multitasking. Dengan kapasitas terbatas, ketika seseorang melakukan banyak pekerjaan, mereka kurang fokus. Hingga akhirnya ada pekerjaan yang terbengkalai. Atau bisa saja pekerjaan dilakukan tapi hasilnya kurang maksimal.
Mungkin kamu memilih untuk melakukan multitasking dengan tujuan agar kamu lebih produktif. Padahal tidak. Justru yang kamu akan dapatkan adalah sebaliknya. Kamu semakin tidak produktif dan hasil kerja kamu akan menurun.
Sepertinya tidak mungkin bagi siapapun untuk melakukan lebih dari satu pekerjaan secara bersamaan dengan harapan berupa sebuah hasil yang maksimal. Meskipun dua atau lebih dari dua pekerjaan rasanya mungkin dilakukan secara bersamaan, tetap saja ini bukan cara yang tepat jika tujuannya adalah agar lebih produktif. Multitasking membuat tubuh dan pikiran mudah lelah. Hingga akhirnya kamu mudah sekali stres.
Jika tujuannya adalah meningkatkan produktivitas kerja, mungkin kamu butuhkan adalah task switching, bukan multitasking.
Baca juga: Minutes of Meeting Adalah: Fungsi, Jenis, dan Tips Menyusun
Bedakan Multitasking dengan Task Switching
Belum pernah dengar istilah task switching? Kamu perlu tahu definisi dari task switching terlebih dahulu.
Task switching adalah berganti dari melakukan satu pekerjaan ke pekerjaan lain secara cepat. Misalnya saja kamu sedang mengerjakan laporan keuangan. Tiba-tiba saja ada email yang perlu kamu bahas. Kamu bisa switch atau berganti dari fokus mengerjakan laporan keuangan ke email. Kamu segera membuka email lalu membalasnya dengan cepat. Kemudian, kamu tidak butuh waktu lama untuk beralih lagi fokus melanjutkan mengerjakan laporan keuangan.
Dari contoh sederhana tersebut di atas, sudah jelas kan apa itu task switching? Pada intinya, ini merupakan upaya di mana kamu mengerjakan dan menyelesaikan lebih dari satu pekerjaan dengan cara berganti fokus secara cepat. Kemudian, kamu kembali mengerjakan pekerjaan yang lebih diprioritaskan. Beda dengan multitasking di mana kamu benar-benar mengerjakan lebih dari dua pekerjaan secara bersamaan.
Task switching dianggap sebagai cara yang tepat agar kamu lebih produktif dalam bekerja. Pasalnya, ini tidak membuat kamu kehilangan fokus. Kamu hanya mengalihkan fokus sementara untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Ketika pekerjaan tersebut selesai, kamu segera kembali fokus mengerjakan pekerjaan utama.
Nah dari perbedaan antara multitasking vs task switching, mana menurutmu yang paling baik untuk kamu terapkan?
Tips yang Tepat untuk Diterapkan agar Pekerjaan Cepat Terselesaikan
Jika dihadapkan pada dua pilihan, orang yang bijak akan memilih menerapkan task switching ketika ingin semakin produktif bekerja. Akan tetapi, menerapkan task switching ini terkadang tidak mudah. Berikut ini tips yang bisa kamu terapkan agar kamu bisa lebih produktif:
- Kerjakan dan Selesaikan Satu Per Satu
Dari penjelasan sebelumnya, kamu boleh saja melakukan dua pekerjaan. Hanya saja, dua pekerjaan tersebut tidak dikerjakan secara bersamaan, melainkan secara bergantian.
Dalam hal ini, sebaiknya pilih dua pekerjaan yang salah satunya pekerjaan prioritas dan satu lagi bukan prioritas. Pekerjaan prioritas berupa pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi dan waktu yang banyak. Sementara itu, pekerjaan yang satunya lagi tidak.
- Pilih Pekerjaan yang Mudah Terlebih Dahulu
Mengapa sebaiknya kamu memilih menyelesaikan pekerjaan yang lebih mudah? Karena ketika kamu sudah selesai menyelesaikan satu pekerjaan, muncul rasa senang. Muncul juga rasa bangga dan semangat untuk mengerjakan pekerjaan selanjutnya.
Itulah mengapa orang produktif selalu membuat to do list setiap hari. Mereka membuat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu hari. Mereka biasanya menempatkan pekerjaan yang paling mudah untuk dikerjakan terlebih dahulu. Kemudian, pekerjaan yang sulit dikerjakan paling akhir.
- Fokus Fokus Fokus
Tidak ada yang bisa membuat kamu lebih produktif selain fokus. Lalu, bagaimana cara agar bisa fokus? Salah satunya dengan menerapkan strategi Pomodoro. Ini strategi di mana harus fokus bekerja selama 25 menit. Selama 25 menit tersebut, kamu tidak boleh melakukan hal sekecil apa pun tak terkecuali membuka notifikasi hp. Setelah itu, ada 5 menit waktu di mana kamu bisa menggunakannya untuk istirahat. Jadi, Pomodoro itu diterapkan dengan cara fokus bekerja selama 25 menit lalu 5 menit jeda istirahat.
- Hindari Distraksi
Distraksi ini sangat berkaitan dengan fokus. Distraksi ini seperti notifikasi chat di smartphone, TV, telepon, dan hal sejenisnya yang membuat kamu harus mengalihkan perhatian untuk pekerjaan ke hal yang lain.
Untuk itu, penting sekali bagi kamu untuk menghindari distraksi. Matikan TV. Jauhkan smartphone dari jangkauan. Setup ruang kerja kamu sehingga membuat kamu lebih mudah untuk fokus. Misalnya saja cari tempat kerja yang menghadap ke dinding. Ini sangat penting agar kamu tidak terdistraksi dengan orang yang lalu lalang atau hal sejenisnya.
Itulah 4 tips agar kamu lebih produktif dan lebih cepat menyelesaikan pekerjaan. Yang pasti, hindari melakukan multitasking. Ada baiknya kamu terapkan task switching lalu sempurnakan dengan menerapkan tips-tips tersebut di atas.
