Tips Manajemen Waktu Meeting Agar Tidak Banyak Membuang Waktu
Manajemen waktu meeting menjadi tantangan tersendiri di dalam sebuah perusahaan. Pengaturan waktu ini tentunya sangat diperlukan. Tujuannya agar tidak membuang banyak waktu sehingga produktivitas karyawan tetap terjaga.
Mengatur waktu untuk meeting tentu butuh sebuah perencanaan. Tanpa perencanaan yang matang, meeting yang dilakukan justru tidak efektif. Akibatnya, pertemuan yang seharusnya berguna untuk menyampaikan informasi malah mengganggu kinerja dari perusahaan.
Jika kamu menginginkan kinerja bisnis tetap produktif, penting bagi kamu untuk mengatur waktunya. Lantas, seperti apa manajemen waktu yang baik?
Baca juga: Minutes of Meeting Adalah: Fungsi, Jenis, dan Tips Menyusun
6 Cara Mengatur Waktu yang Baik Saat Meeting
Meeting akan berjalan efektif ketika waktunya diatur dengan baik. Berikut ini tips dan cara mengatur waktu yang bisa diaplikasikan:
1. Agendakan Waktu Meeting yang Tepat
Kapan kamu akan mengadakan meeting dengan karyawan? Ini menjadi poin utama yang perlu dipikirkan.
Pemilihan waktu sangatlah penting. Hal ini dilakukan untuk menghindari hilangnya fokus dari setiap karyawan.
Misalnya ketika karyawan sedang produktif dalam bekerja, tentunya ini bukan saat yang tepat untuk mengadakan rapat. Karena, rapat hanya akan membuatnya kehilangan konsentrasi dan produktivitasnya.
Lantas, kapan waktu yang tepat? Idealnya, waktu yang terbaik untuk mengadakan rapat adalah hari Selasa siang. Pasalnya, waktu tersebut biasanya lebih santai dan karyawan.
Jika tidak bisa melakukannya, kamu juga bisa mengadakannya di hari Rabu dan Kamis. Sebaliknya, hindari mengadakannya di akhir pekan lantaran pikiran karyawan terfokus untuk mempersiapkan liburan akhir pekan.
Setelah menentukannya, bagikan informasi tersebut kepada seluruh karyawan. Dengan begitu, karyawan akan mempersiapkan diri lebih awal.
2. Kelompokkan Rapat
Tips selanjutnya adalah mengelompokkan rapat. Pengelompokan ini disesuaikan dengan alur kerja karyawan. Tujuannya supaya karyawan tidak kehilangan fokus dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Di sini, kamu perlu membuatkan jadwal rapat di beberapa waktu untuk karyawan yang berbeda. Artinya, rapat tersebut nantinya dilakukan secara berurutan.
Penyesuaiannya dilakukan dengan mempertimbangkan waktu santai/kosong dari karyawan. Misalnya di waktu siang atau sore yang mana sering dihabiskan untuk sekedar menikmati makanan atau minuman.
Sebaliknya, hindari untuk membuat kelompok rapat dengan jumlah orang terlalu banyak. Karena dikhawatirkan jika informasinya tidak tersalurkan secara merata.
3. Tetapkan Durasi Rapat
Manfaat manajemen waktu adalah mendiskusikan solusi, menemukan ide baru hingga mengumumkan hal penting. Dan diskusi seperti ini seharusnya tidak memakan waktu yang lama.
Apabila pesan yang disampaikan terlalu lama, justru pesannya tidak pernah sampai. Karena, fokus dari anggota rapat sudah menurun.
Supaya tetap tersampaikan, usahakan untuk menetapkan durasi dari rapatnya. Penetapan lamanya waktu dimaksudkan agar seluruh anggota tetap fokus. Pesan singkat dan jelas akan segera dipahami oleh seluruh anggotanya.
Idealnya, durasinya sekitar 45 menit. Lebih dari itu, suasana rapat dinilai tidak efisien. Pasalnya, kebanyakan dari anggotanya akan merasa bosan.
4. Tentukan Lokasi Rapat
Tips manajemen waktu meeting yang sama pentingnya adalah menentukan lokasi di mana rapat akan dilakukan. Karena, lokasi ini akan memudahkan bagi seluruh anggota untuk menjangkaunya.
Jika kamu mengadakannya secara offline, salah satu hal yang patut dipertimbangkan adalah lokasinya tidak terlalu jauh. Kemudian, lokasinya lebih mudah diakses dengan sarana transportasi.
Kenapa? Kemudahan ini memungkinkan seluruh peserta meeting dapat hadir secara tepat waktu. Tentunya, tidak memakan banyak waktu dan tenaga.
Sementara itu, pertimbangkan pula untuk melakukan meeting secara online. Pertemuan online ini akan sangat membantu ketika kamu mengadakan meeting secara mendadak.
5. Mulai dan Akhiri Rapat Tepat Waktu
Efektivitas rapat bergantung pada banyak faktor. Salah satunya adalah ketepatan waktu saat pelaksanaan rapat.
Kamu harus mengusahakan rapat dilaksanakan secara on time. Entah itu ketika memulai rapat hingga mengakhiri pertemuannya.
Ketepatan waktu ini bisa membuat seluruh anggota menaruh perhatian tinggi. Di samping itu, ada kepercayaan dan kesiapan untuk mengikuti rapat. Bahkan, mempersiapkan diri dengan sangat baik.
Sebaliknya, hindari untuk membuka rapat tidak sesuai jadwalnya. Karena, ini hanya akan membuat karyawan kecewa dan hilang antusiasme dalam mengikuti rapat ke depannya.
6. Minimalkan Gangguan Saat Rapat
Tips terakhir dari manajemen waktu meeting adalah meminimalkan gangguan selama rapat berlangsung. Tujuannya agar pesan dapat tersampaikan secara utuh. Artinya, peserta rapat memahami hasil keputusan dari rapat tanpa harus bertanya lagi.
Untuk praktiknya sendiri, kamu bisa meminta seluruh peserta untuk fokus dalam mendengarkan isi rapat. Caranya dengan memastikan bahwa perangkat elektronik yang mengganggu rapat wajib dimatikan.
Di samping itu, mintalah seluruh peserta untuk tidak membuka percakapan dengan rekan di sampingnya. Begitu pula, minta agar seluruh peserta untuk menahan diri dari hal-hal yang tidak berkaitan dengan rapat.
Intinya, seluruh peserta fokus untuk mengikuti sesi meeting. Mulai dari penjabaran materi, sesi tanya jawab hingga penutup.
Selama anggotanya fokus, meeting yang dilakukan akan berjalan lebih cepat. Meskipun lebih cepat, tetapi pesan atau informasinya dapat tersampaikan dengan utuh.
Demikianlah bagaimana caranya untuk manajemen waktu meeting. Pengaturan ini dilakukan untuk mengoptimalkan sesi meeting sehingga waktu berharga dari seluruh peserta tidak terbuang sia-sia. Tentunya, seluruh peserta bisa mengikuti tanpa kehilangan fokus dan produktivitasnya dalam pekerjaannya.
