Rahasia Sukses untuk Memastikan Invoice Tagihan Cepat Lunas
Memastikan invoice tagihan cepat lunas sangatlah penting. Tujuannya untuk menjaga aliran kas bisnis yang stabil. Ketika tagihannya dibayar secara tepat waktu, bisnis bisa terhindar dari masalah keuangan dan pebisnis dapat memperkuat hubungannya dengan pelanggan.
Invoice sendiri dikirimkan ketika produk atau layanan telah sampai ke pelanggan. Pengiriman tagihannya bisa dilakukan melalui email, pos atau pun menggunakan platform elektronik lainnya.
Supaya tagihan ini bisa segera dilunasi oleh pelanggan, pebisnis membutuhkan strategi penagihan secara tepat. Dengan begitu, pelanggan yang telah menerima invoice dapat segera melakukan kewajibannya. Lantas, bagaimana kiat sukses untuk memastikan invoice tagihan cepat lunas?
Baca juga: 5 Alasan Kenapa Invoice Digital Jauh Lebih Aman untuk Transaksi Bisnis
Tips Memastikan Invoice Tagihan Cepat Lunas
Invoice yang segera dilunasi dapat memperbaiki cash flow bisnis. Pebisnis tentu menginginkan hal ini terjadi. Jika kamu hendak mengirimkan invoice, ada beberapa hal yang dapat dilakukan agar invoice ini sampai dan segera dibayar. Berikut ini tipsnya:
1. Pastikan Informasi dalam Invoice Jelas
Informasi dalam invoice harus diperhatikan secara seksama. Karena, informasi inilah yang akan dibaca oleh penerimanya.
Isinya harus jelas dan pengirimannya harus tepat waktu. Tujuannya supaya konsumen bisa segera melakukan pelunasan dari barang yang dibelinya.
Informasi yang harus tertera adalah data mengenai nama bisnis, penanggung jawab, alamat, nomor telepon, tanggal jatuh tempo, detail produk, jumlah yang harus dibayar hingga metode pembayarannya.
Usahakan informasi tersusun dengan rapi. Strukturnya yang rapi memungkinkan penerima tidak kebingungan ketika menerima tagihan tersebut.
Jika kamu masih bingung mengenai format invoice, kamu bisa mencontohnya dari berbagai sumber. Bahkan, bisa menggunakan template yang telah disediakan di beberapa platform pembuatan invoice.
Silahkan gunakan templatenya. Kemudian, masukkan sejumlah informasi yang dibutuhkan. Barulah, kirimkan invoice ini melalui media yang dikehendaki. Contohnya email atau layanan chatting seperti WhatsApp.
2. Gunakan Notifikasi Otomatis untuk Konsumen
Salah satu kunci untuk membuat invoice tagihan cepat lunas adalah dengan membuat pengingat otomatis pada pelanggan. Pengingat ini dimaksudkan supaya konsumen tidak melewati jatuh temponya. Apalagi sampai lupa untuk melunasinya.
Sebagai informasi saja, surat tagihan ini terbagi menjadi 3. Pertama adalah tagihan untuk mengingatkan pembeli. Biasanya, ini berupa informasi kelonggaran dalam melunasi hutangnya.
Kedua adalah surat peringatan. Ini berisi tentang peringatan yang mendesak. Artinya, penerimanya diharapkan untuk segera melunasi hutangnya. Hanya saja, surat tersebut tetap harus ditulis dengan bahasa yang sopan.
Sementara ketiga adalah surat tegas. Ini berisi tentang langkah lebih lanjut ketika konsumen tidak segera melunasinya. Pengirim memberikan langkah tegas sesuai ketentuan.
Contohnya memberikan informasi bahwa pengirim bisa menggunakan jalur hukum lantaran pelanggan tidak membayarnya. Ini menjadi surat terakhir yang dikirimkan kepada konsumen.
Sebelum mengeluarkan surat terakhir, pastikan untuk mengirimkan invoice seperti biasanya. Tentunya, isinya berupa pengingat jika pelanggan punya kewajiban untuk membayar tagihan hingga waktu yang ditentukan.
Tentunya, pengirimannya sebaiknya lebih awal. Tujuannya supaya pelanggan memiliki waktu untuk mengatur keuangannya. Dengan begitu, proses pelunasan saat jatuh tempo masih bisa dilakukan.
Untuk membuatnya, manfaatkan platform pembuat invoice. Di platform tersebut, banyak sekali contoh invoice yang bisa ditiru. Bahkan, dapat diaplikasikan sesuai kebutuhan.
3. Manfaatkan Aplikasi Pembayaran
Tips selanjutnya adalah lebih fleksibel dalam penggunaan metode pembayarannya. Maksudnya, metode pembayaran yang ditawarkan ini beragam sehingga konsumen dapat memilih salah satunya.
Seperti diketahui jika preferensi konsumen itu berbeda-beda dalam penggunaan metode pembayaran. Ini tidak lain disebabkan oleh kepemilikan akun perbankan atau alat pembayaran lainnya.
Ketika konsumen menjumpai metode pembayaran yang sering digunakan, otomatis konsumen akan lebih cepat dalam melakukan pelunasan. Sebaliknya ketika konsumen tidak memilikinya, pelanggan memerlukan waktu lebih lama dalam membayar tagihannya.
Contohnya harus pergi ke perbankan untuk menuntaskan pembayaran. Atau, datang ke outlet yang menyediakan metode pembayaran ke pihak penjual.
Supaya konsumen tidak mengalami kesulitan, baiknya penjual menawarkan opsi pembayaran yang beragam. Dengan begitu, kepastian atas invoice tagihan cepat lunas bisa didapatkan.
4. Tanggapi Konsumen dengan Cepat
Kondisi dari setiap konsumen itu bervariasi. Ini sedikit memberi gambaran tentang alasan keterlambatan dalam membayar tagihannya.
Contohnya konsumen mengalami kesulitan untuk melakukan transfer di perbankan tertentu. Hal ini biasanya akan diutarakan kepada pihak penjual.
Ketika konsumen mengajukan berbagai pertanyaan, cobalah untuk menanggapinya dengan cepat. Respons yang cepat ini memungkinkan konsumen merasa dibutuhkan. Tentunya, ini juga bisa meningkatkan hubungan baik antara pebisnis dan pelanggan.
Minimal, sejumlah pertanyaan yang dirasa membingungkan bagi pelanggan dapat diatasi secepatnya. Ketika masalahnya terselesaikan, konsumen akan merasa sangat terbantu dengan layanannya.
Kepercayaan akan meningkat. Tentunya, kewajibannya dalam menunaikan pembayaran pun akan dipenuhinya dalam waktu dekat. Yakni, tidak sampai keluar dari batas penagihan berakhir.
5. Pertimbangkan untuk Memberikan Perpanjangan Tempo
Ada kalanya jika pelanggan belum memiliki anggaran untuk melunasi hutangnya. Biasanya, pelanggan akan mengutarakannya kepada pebisnis.
Apabila kondisi ini terjadi, pertimbangkan untuk memberikan perpanjangan tempo. Setidaknya, ada kelonggaran bagi konsumen untuk mempersiapkan dananya. Yang terpenting, komunikasi tetap berjalan.
Kesimpulannya, memastikan invoice tagihan cepat lunas harus dilakukan oleh pebisnis. Fungsinya agar perputaran uang dalam bisnis berjalan dengan baik. Dengan begitu, kemajuan dalam bisnis pun didapatkan.
