5 Alasan Kenapa Invoice Digital Jauh Lebih Aman untuk Transaksi Bisnis
Invoice digital telah menjadi solusi bagi para pebisnis di era modern. Keberadaannya dapat membantu pebisnis dalam mencatat keseluruhan transaksi bisnis. Tentunya, pencatatannya lebih akurat dan lebih aman.
Invoice sendiri merupakan dokumen penting bagi pebisnis. Dokumen ini berisi tentang tagihan atas barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan bisnis.
Di masa lalu, invoice ini dibuat dengan dokumen kertas. Tagihan konvensional ini tampaknya kurang relevan dengan perkembangan bisnis di era teknologi. Pasalnya, pebisnis butuh kecepatan dalam memproses data agar bisnisnya dapat tumbuh secepatnya.
Beruntungnya, invoice digital ini tersedia. Invoice ini pun menjadi pilihan terbaik lantaran menawarkan kecepatan dalam mengirimkan tagihan. Dan pebisnis membutuhkannya untuk mendukung pertumbuhan bisnisnya.
Alasan Invoice Digital Lebih Aman untuk Transaksi Bisnis
Invoice ini bentuknya adalah word atau PDF. Dari sisi keamanan, invoice online ini terbilang sangat aman untuk kebutuhan transaksi bisnis. Ini bisa dilihat dari kelebihan invoice digital berikut ini.
1. Data Tersimpan dalam Cloud Storage
Bisa dikatakan jika invoice ini memiliki sistem keamanan setingkat dengan keamanan milik perbankan. Artinya, tingkat keamanannya memang sudah teruji dan kuat.
Sebagaimana diketahui jika layanan tersebut telah memanfaatkan teknologi canggih di dalamnya. Sistem enkripsi digunakan untuk melindungi seluruh datanya.
Data yang berkaitan dengan transaksi seperti nominal transaksi hingga identitas pribadi tersimpan dalam cloud storage. Dan hanya orang-orang yang memiliki akses yang dapat melihatnya. Tentunya, pemilik bisnis merupakan pemilik akses yang utama.
2. Akurasi Data Lebih Tinggi
Alasan lainnya, akurasi input data lebih baik. Pasalnya, seluruh hal yang berkaitan dengan transaksi telah dibuat dalam sistem.
Ini berarti bahwa human error pun dapat dikurangi. Maksudnya, error seperti kesalahan pencatatan dapat dihindari. Pada akhirnya, aliran keuangan bisnis pun semakin terjaga.
Berbeda jika kamu membuatnya sendiri secara konvensional. Ada kemungkinan jika melakukan kesalahan. Contohnya adalah salah dalam input nominal, hingga mencatatkan double input.
Ini semua dapat merugikan perusahaan. Di samping itu, hal tersebut dapat menyebabkan kecewanya pelanggan. Kemudian, membuat pebisnis harus menelitinya lagi sehingga waktunya akan terbuang.
3. Risiko Kehilangan Invoice Kecil
Masih berkaitan dengan keamanan transaksi, aplikasi invoice digital ini juga dapat meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan tagihan. Hal ini disebabkan oleh tagihannya yang telah tersimpan dalam cloud storage.
Data transaksi akan terus tersimpan rapi di dalam sistem. Pebisnis pun bisa melakukan pengecekan berkala untuk memastikan tagihannya telah dibayar oleh pelanggan.
Di samping itu, tidak ada lagi risiko seperti belum mengirimkan tagihan kepada pelanggan. Karena, semuanya telah tercatat dan bisa diotomatiskan dalam pengirimannya.
Berbeda jika kamu menggunakan tagihan konvensional. Dokumen tagihan ini bisa saja mengalami kerusakan. Entah itu rusak karena air atau pun sobek dan lain sebagainya.
4. Pembubuhan E-Materai Mudah
Invoice dikatakan sah ketika ada tanda tangan yang dibubuhkan dalam dokumen. Pebisnis selalu membubuhkannya sebagai tanda bukti tagihan. Dan ini pun akan diperhatikan oleh pelanggan.
Nah, invoice digital sendiri sudah terhubung dengan fitur e-meterai. Terhubungnya dengan layanan ini memungkinkan pebisnis dapat membubuhkan tanda tangan dan materai dengan lebih mudah.
Menariknya, pembubuhan e-meterai ini cukup aman. Pasalnya, e-meterai ini memiliki kode khusus. Adanya kode khusus di tiap meterai dapat meminimalisir pemalsuan.
Tidak dapatnya dipalsukan, ini membuat pelanggan atau pun mitra bisnis pun lebih yakin. Pada akhirnya, penerimanya pun akan berusaha untuk mengirimkan pembayaran dari transaksi yang dilakukan sebelumnya.
5. Laporan Keuangan Perusahaan Terjaga
Selama menjalankan bisnis, cash flow harus dijaga agar tetap sehat. Kesalahan input data keuangan perlu diminimalkan. Begitu juga, meminimalkan praktik nakal dari karyawan juga perlu dilakukan.
Lagi-lagi, invoice ini akan membantu para pebisnis. Khususnya dalam mengelola keuangan dan memantau aliran keuangan dalam bisnisnya.
Betapa tidak, setiap transaksi yang terjadi akan dicatat dan diproses dalam sistem. Pencatatan ini berjalan secara otomatis.
Pencatatan otomatis ini akan menghasilkan laporan yang lebih cepat. Pebisnis pun bisa langsung mengetahuinya. Dengan begitu, pebisnis pun bisa menghindari risiko penggelapan yang terkadang terjadi di dalam bisnisnya.
Kapan Invoice Dikeluarkan?
Perlu diketahui bahwa invoice ini merupakan bukti penagihan atas transaksi. Tentunya, penerbitannya menyesuaikan dengan kegiatan transaksi itu sendiri. Selain itu, format invoice sudah tersusun lebih rapi.
Biasanya, penerbitannya dilakukan ketika barang yang telah dibeli sudah diterima oleh pelanggan bisnis. Invoice ini akan langsung terkirim ke email pelanggan.
Meskipun begitu, terkadang invoice juga akan dikeluarkan lebih awal. Khususnya ketika proses transaksi sedang berlangsung.
Tentunya, ini semua berkaitan dengan kesepakatan dari kedua belah pihak. Misalnya kesepakatannya adalah menagih setelah barang diterima, maka invoice hanya dikeluarkan pada waktu tersebut.
Adapun penerimaan barang ini bisa dilakukan secara bertahap. Ini berlaku untuk transaksi dalam jumlah besar yang dikirimkan secara berkala. Tentunya, dokumen penagihannya pun disesuaikan sendiri. Yakni apakah dikirimkan setiap kali barang diterima atau dikirimkan ketika keseluruhan barang telah sampai.
Kesimpulannya, invoice digital merupakan dokumen pencatatan transaksi bisnis secara otomatis. Tingkat keamanannya sangat teruji, mirip dengan yang diaplikasikan oleh perbankan. Jadi, pantas saja jika keberadaannya dapat membantu pebisnis untuk mengelola keuangan bisnisnya dengan baik.
