Begini Caranya Membuat Invoice Untuk Bisnis
Fungsi Invoice
Tentunya dikeluarkannya invoice memiliki tujuan dan fungsinya. Selain sebagai alat bukti adanya transaksi jual beli, invoice memiliki fungsi lain, yaitu;
- Sebagai bukti sah atas transaksi yang dilakukan
- Sebagai bentuk adanya transparansi keuangan antara pembeli dan penjual
- Rekam arus keuangan perusahaan
- Data untuk pembukuan
- Sebagai bukti adanya keluar masuk pesanan
Jenis-Jenis Invoice
Invoice juga memiliki berbagai macam jenis. Pada umumnya, terdapat 3 jenis invoice, yaitu;
- Invoice Biasa/Konvensional
Invoice biasa atau konvensional merupakan jenis invoice yang sering digunakan. Di dalamnya memuat informasi mengenai pembelian dalam transaksi tersebut. Isinya mencakup barang apa saja yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, harga satuannya hingga total harga dari barang tersebut.
- Invoice Proforma
Invoice proforma merupakan invoice yang sifatnya sementara. Biasanya invoice ini digunakan saat pembeli melakukan pembayaran secara bertahap. Tidak hanya itu, disaat penjual baru mengirimkan barang secara bertahap, maka invoice yang dikeluarkan adalah invoice proforma.
- Invoice Konsuler
Invoice konsuler digunakan untuk transaksi secara internasional. Bukti dari invoice ini juga dicetak secara spesifik. Biasanya invoice ini digunakan untuk perdagangan ekspor impor.
Cara Membuat Invoice
Lalu bagaimana cara membuat invoice yang baik dan benar dan contoh invoice sederhana yang bisa dibuat? Berikut ini adalah langkah-langkah sesuai dengan urutan dalam membuat invoice.
- Judul
Agar tidak tertukar dengan transaksi lainnya, pastikan kamu menulis judul invoice tersebut.
- Nama perusahaan
Nama perusahaan harus dicantumkan dalam sebuah invoice. Hal ini sebagai tanda bahwa perusahaan tersebut yang menerbitkan invoice ini.
- Nomor invoice
Nomor invoice menjadi salah satu aspek penting. Pastikan nomor invoice tertera dengan jelas.
- Nama penjual
Akan tertera nama penjual atapun toko dalam invoice. Jika invoice ini merupakan invoice jual beli secara mandiri, kamu dapat menuliskan nama sales yang menjual barang tersebut.
- Tanggal transaksi
Jangan lupa untuk menulis tanggal transaksi. Tanggal transaksi sebagai bukti kapan transaksi tersebut dilakukan.
- Tujuan pengiriman
Jika barang tersebut perlu dikirim ke sesuatu tempat. Pastikan untuk mencantumkan alamat yang dituju.
- Nama produk
Tulislah nama produk yang dibeli dalam transaksi ini.
- Jumlah produk
Tulislah jumlah produk yang dibeli dengan benar.
- Berat
Jika barang yang dibeli harus dikirimkan, beri informasi keterangan mengenai beratnya.
- Harga barang
Beri informasi akan barang yang dibeli secara rinci.
- Harga subtotal produk
Total dari semua barang yang dibeli juga harus dimasukan dalam invoice.
- Ongkos kirim
Jika barang harus dikirim, jangan lupa untuk mencatumkan ongkos kirimnya.
- Biaya lain (jika ada)
Jika terdapat biaya lain yang harus dibayarkan, sebaiknya dituliskan di dalam invoice tersebut.
- Total pembayaran
Jika sudah komplit semua, tuliskan total pembayaran yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli agar dapat segera melunasinya.
Contoh Invoice Sederhana
Walaupun sudah dijelaskan apa saja karakteristik yang ada dalam invoice, akan lebih baik jika melihat bentuk langsung dari invoice tersebut. Berikut ini adalah contoh invoice sederhana;
