Pengertian Nota Kredit yang Pebisnis Perlu Pahami
Dalam bisnis, ada banyak sekali hal yang perlu kamu pelajari. Tidak hanya bagaimana cara memulai bisnis dan juga menaikkan profit perusahaan. Kamu juga perlu tahu bagaimana pencatatan administrasi yang baik, tak terkecuali nota kredit. Apakah kamu tahu apa pengertian dari nota kredit?
Nota kredit ini tidak hanya sekedar administrasi biasa. Pasalnya, ini berkaitan dengan relasi kamu sebagai penjual atau pebisnis dengan customer.
Banyak yang menganggap pencatatan itu hanya untuk internal. Misalnya saja pencatatan pengeluaran, pemasukan, utang, piutang, dan lain sebagainya. Pencatatan tersebut memang lebih bersifat internal. Tujuannya agar kamu sebagai pebisnis tahu bagaimana kondisi finansial perusahaan.
Namun, ada lho pencatatan yang juga terkait dengan customer. Artinya, ini tidak hanya internal, melainkan eksternal. Jika kamu mengerti betul betapa pentingnya menjaga keharmonisan dengan customer, maka kamu perlu tahu mengenai pengertian nota kredit.
Apa yang Dimaksud dengan Nota Kredit?
Apakah kamu pernah mendengar sebelumnya apa itu nota kredit? Mungkin kamu sudah tidak asing lagi dengan istilah kredit. Ini istilah yang sangat terkait dengan akuntansi. Ada debit. Ada kredit. Namun, bagaimana dengan nota kredit? Apakah kamu tahu pengertian nota kredit?
Ada satu hal yang perlu kamu ketahui sebelumnya, yaitu siapa yang mengeluarkan nota kredit. Menurut kamu, siapa yang mengeluarkan nota kredit? Apakah penjual atau pembeli? Jika jawaban kamu penjual, maka jawaban kamu benar.
Betul. Nota kredit itu dikeluarkan oleh penjual. Ini nota yang menunjukkan bukti adanya pengurangan piutang usaha kepada pembeli. Alasannya bermacam-macam. Piutang tersebut bisa dikarenakan produk yang kualitasnya ternyata kurang bagus sehingga produk tersebut harus dikembalikan atau return. Tidak hanya itu. Jika produk tersebut mengalami penurunan harga, nota kredit ini pun harus dibuat sebagai bukti di mana penjual mengeluarkan sejumlah uang kembali kepada pembeli.
Contoh sederhananya saja seperti ini. Kamu seorang penjual barang A yang kamu jual ke pembeli. Namun, ternyata barang tersebut mengalami kerusakan sehingga kualitasnya menurun. Secara otomatis, pembeli akan melakukan return. Maka kamu harus memberikan apa yang disebut dengan nota kredit.
Sampai sini sudah jelas kan apa itu nota kredit?
Baca juga: Mengenal Tentang Mekanisme Letter Of Credit
Mengapa Nota Kredit Dibuat?
Setelah kamu tahu pengertian nota kredit, kamu mungkin sudah bisa menebak apa sih fungsi nota kredit. Untuk lebih jelasnya lagi, berikut ini beberapa alasan mengapa nota kredit ini dibuat:
- Agar Administrasi Lebih Baik
Dalam bisnis, kesalahan sepele yang bisa merusak bisnis itu pencatatan keuangan yang kurang rapi. Padahal, transaksi sekecil apa pun atau sesepele bagaimanapun sebaiknya dicatat. Tak terkecuali ketika ada yang mengajukan return sehingga kamu harus memberikan nota kredit kepada customer.
Dengan membuat nota transaksi apapun termasuk nota kredit, administrasi keuangan perusahaan kamu akan sangat baik. Hingga akhirnya ini akan menjadi data penting ketika kamu membuat keputusan. Misalnya saja kamu tahu berapa banyak nota kredit yang dikeluarkan lengkap dengan nominalnya. Dari sini, kamu tahu barang apa yang biasanya di return, alasannya apa, lalu tindakan apa yang bisa dilakukan agar hal semacam itu tidak terjadi lagi.
- Nota Kredit Sebagai Jaminan Transaksi
Coba bayangkan ketika ada customer yang mengajukan return dan kamu menerima begitu saja. Itu akan dianggap seolah-olah barang yang mungkin kualitasnya kurang bagus atau mengalami kerusakan itu hal yang biasa saja. Berbeda ketika kamu akhirnya menerima barang tersebut lalu memberikan nota kredit. Nota tersebut menjadi jaminan transaksi bahwa pengembalian sudah dilakukan dan customer sudah mendapatkan haknya. Ini bentuk dari tanggung jawab kamu sebagai pebisnis.
Bayangkan ketika itu kamu lakukan setiap kali customer mengajukan return. Perusahaan kamu akan dianggap kredibel dan kamu sebagai pemilik usaha akan terlihat profesional dan penuh tanggung jawab.
- Mengantisipasi Kesalahan dalam Penulisan Laporan Keuangan
Nota kredit tidak hanya sebagai bukti transaksi untuk customer tapi juga untuk mengantisipasi kesalahan dalam pencatatan laporan keuangan perusahaan. Jangan sampai ada barang yang di return dan secara otomatis ada uang yang keluar. Namun, kamu tidak tahu mengapa uang tersebut bisa keluar. Nah, dengan adanya nota kredit, maka kamu akan tahu bahwa uang yang keluar itu bukan untuk spending tapi dipakai sebagai pengembalian uang ketika customer melakukan return.
- Menjaga Ikatan Baik dengan Pembeli
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, nota ini berkaitan dengan tanggung jawab. Ketika kamu dianggap sebagai penjual atau partner bisnis yang bertanggungjawab, maka hubungan kamu dengan customer akan selalu baik meskipun sebenarnya ada masalah seperti adanya return akibat ada kerusakan.
Dalam bisnis, pasti ada kemungkinan risiko seperti barang mengalami kerusakan. Namun, hal tersebut tidak lantas membuat bisnis kamu dianggap buruk. Yang terpenting adalah menjaga kredibilitas perusahaan dengan cara bertanggungjawab atas apa yang terjadi. Misalnya saja ketika customer mengajukan return, maka kamu harus terima dan berikan nota kredit.
- Meminimalisir Konflik
Ini juga yang sangat penting. Nota kredit tidak hanya menunjukkan bahwa kamu bertanggungjawab penuh atas barang yang kamu jual kepada customer. Saat itulah kamu meminimalisir konflik. Mungkin customer kecewa dan marah ketika terjadi kerusakan. Namun, kekecewaan dan kemarahan tersebut akan hilang ketika kamu memberikan nota kredit sebagai wujud bahwa kamu bertanggungjawab atas kerusakan tersebut.
Jadi, fungsi nota kredit itu sangat penting, bukan?
Cara Mudah Membuat Nota Kredit
Sekarang, kamu perlu tahu contoh nota kredit itu seperti apa. Sebenarnya, ini seperti kebanyakan nota. Ada beberapa hal yang harus disertakan atau dituliskan dalam nota tersebut, seperti:
- Tanggal dikeluarkannya nota
- Alamat customer
- Syarat dan ketentuan dalam melakukan pembayaran
- Nama penjual dan pembeli lengkap dengan nomor yang bisa dihubungi
- Alasan mengapa nota kredit dikeluarkan
- Pernyataan bahwa surat merupakan nota kredit
Nah, sekarang kamu sudah punya gambaran kan bagaimana cara membuat nota kredit yang benar?
Saat memulai atau menjalankan sebuah bisnis, pencatatan keuangan itu sangat penting. Sayangnya, banyak orang yang menganggap hal ini sebagai sesuatu yang sepele. Padahal, hal sepele berupa pencatatan inilah yang sering menjadikan bisnis tidak bisa berkembang atau bahkan gulung tikar.
