Minutes of Meeting Adalah: Fungsi, Jenis, dan Tips Menyusun
Minutes of meeting adalah salah satu bagian dari rapat yang sangat penting dan menjadi acuan saat acara selesai. Aktivitas ini dilakukan untuk mencatat apapun dalam rapat khususnya yang penting untuk ditelaah kembali.
Dengan melakukan MOM, berbagai hal yang terjadi pada rapat bisa berjalan dengan baik dan mudah. Bahkan meski sedang tidak ikut rapat sekali pun, catatan ini akan sangat membantu untuk memahami semuanya dengan mudah.
Mengenal Apa Itu Minutes of Meeting
Minutes of meeting adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat. Segala hal yang terjadi pada rapat akan dicatat dengan baik dan umumnya dibuat dalam bentuk point. Catatan rapat sangat penting untuk mengetahui bagaimana jalannya mulai dari awal hingga akhir. Jadi bisa diketahui apa saja pembicaraan yang cukup penting dan terkadang bisa saja terlewatkan oleh semua orang.
Seseorang yang menjadi seorang notulen akan bekerja mencatat apapun yang sudah terjadi selama rapat. Proses pencatatan ini sangat penting agar segala hal tidak dilupakan bukti saja. Bahkan hal yang sekecil apapun akan dicatat. Karena aktivitas ini cukup melelahkan bagi beberapa orang, biasanya disarankan untuk mereka yang bisa mencatat dengan sangat cepat. Selain itu bisa juga dibuat semacam rekaman agar proses pencatatan bisa berjalan baik.
Setelah melakukan itu biasanya akan dihasilkan semacam catatan yang digunakan untuk evaluasi. Selain itu mereka yang tidak mengikuti rapat juga masih bisa membaca dan mengikuti jalannya pertemuan dari sana.
Baca juga: Penjelasan Lengkap Metode Computational Thinking
Fungsi Minutes of Meeting
Apa fungsi MOM atau minutes of meeting? Simak selengkapnya.
1. Mencatat Apapun Selama Rapat
Fungsi pertama yang dimiliki oleh minutes of meeting adalah mencatat apapun yang terjadi selama rapat. Jadi berbagai hal yang terjadi mulai dari ide-ide yang keluar hingga adanya perdebatan. Semuanya dicatat dan didokumentasi dengan baik oleh beberapa orang atau satu orang saja. Biasanya dicatat ini adalah sesuatu yang dianggap penting saja atau hal-hal yang dianggap menarik.
Setelah selesai rapat biasanya akan dilakukan proses pengecekan. Dari sana akan diketahui apakah catatan itu benar-benar dibuat dengan baik atau justru ada sesuatu yang salah.
2. Menghindari Hal Penting yang Terlupa
Terkadang selama rapat akan keluar hal-hal yang cukup menarik tetapi sering dianggap remeh. Selain itu ada juga hal penting yang jadi lupa karena terlalu banyak yang dibahas pada satu waktu. Fungsi dari menulis apapun yang terjadi pada rapat adalah untuk menghindari sesuatu hal penting yang terlupa. Jadi semua orang akan dicatat apapun kontribusinya.
Apabila sesuatu yang penting baik itu ide mendadak hilang begitu saja kemungkinan besar akan merugikan perusahaan. Jadi harus benar-benar dipikirkan dengan baik untuk menghindari suatu hal yang terlupa.
3. Dokumen Penting
Minutes of meeting adalah sesuatu yang sangat penting karena bisa juga digunakan sebagai dokumen. Jadi suatu perusahaan bisa menggunakan ini sebagai dokumen ketika mereka ingin melakukan pengecekan. Jadi tidak semua orang memang bisa membaca atau mengetahui isi dari dokumen. Biasanya hanya orang yang diperkenankan saja untuk melihat sehingga mengetahui bagaimana jalannya rapat yang sudah dilakukan.
Misal rapat ini dilakukan tanpa hadirnya seseorang yang penting seperti CEO. Jadi agar mereka bisa mengetahui isi dari rapat akhirnya dibuatkan catatan ini sehingga lebih mudah untuk dicerna.
4. Evaluasi
Selanjutnya adalah melakukan evaluasi. Ini penting dilakukan agar evaluasi bisa berjalan dengan baik dan mengetahui apa saja yang harus dilakukan di kemudian hari. Evaluasi akan menentukan apa saja yang berhubungan dengan kebijakan. Catatan ini akan menentukan apakah suatu perusahaan akan melakukan kebijakan tertentu atau tidak.
Jenis-jenis Minutes of Meeting
Ada dua jenis minutes of meeting yang bisa dibuat oleh seseorang. Pertama adalah jenis yang formal dan yang kedua adalah jenis informal. Untuk jenis informal biasanya dibuat dalam bentuk catatan biasa dan terkadang dalam bentuk coretan saja. Jadi yang terpenting mencatat apapun yang dianggap penting dan tidak terlalu banyak aturan yang harus dibuat.
Selanjutnya untuk jenis formal biasanya akan memiliki panduan tertentu. Jadi segala hal bisa terarah dengan baik apa saja yang boleh ditulis dan apa saja yang tidak boleh ditulis.
Tips Menyusun Minutes of Meeting
Bagaimana cara membuat minutes of meeting yang baik? Coba simak beberapa tips di bawah ini.
1. Memahami Tema Rapat
Pastikan untuk memahami tema rapat yang sedang akan dilakukan. Karena biasanya akan ada tema tersendiri yang harus benar-benar dipahami akar apa yang dituliskan memang sesuai dengan apa yang dibahas.
2. Mencatat Apapun yang Dianggap Menarik
Mencatat apapun yang dianggap sangat penting ataupun menarik. Tidak boleh khawatir mana saja yang akan diperlukan dan mana saja yang akan. Yang paling penting semuanya dicatat lalu akan direvisi dan dirapikan.
3. Membuat Rekaman
Selanjutnya adalah membuat rekaman yang bisa dilakukan dalam bentuk video ataupun dalam bentuk suara. Ini bisa dimanfaatkan apabila ingin melakukan verifikasi dari apa yang sudah ditulis.
4. Fokus
Minutes of meeting adalah sesuatu yang sangat penting sehingga pembuatannya harus dilakukan dengan fokus yang cukup tinggi. Jadi usahakan untuk fokus pada pembicara atau orang yang sedang mengeluarkan argumen.
Contoh Minutes of Meeting
Ada beberapa minutes of meeting yang bisa digunakan sebagai contoh baik itu formatnya ataupun isinya. Simak gambar di bawah ini.
Minutes of meeting adalah sesuatu yang penting dan wajib dilakukan ketika rapat. Sayangnya tidak semua orang bisa melakukan hal ini dengan baik dan cepat. Apalagi mengambil inti dari pembahasan dalam bentuk pendek juga butuh pengalaman yang tinggi.
