Mengenal Apa Itu Standar Operasional Prosedur
Kamu pasti sudah sering mendengar tentang istilah SOP yang merupakan kependekan dari kalimat Standar Operasional Prosedur. Namun apakah kamu paham apa itu Standar Operasional Prosedur, fungsi, tujuan, manfaat serta cara pembuatannya?
Serangkaian prosedur untuk membingkai tindakan dalam mencapai suatu tujuan berupa SOP adalah hal sangat penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Sebab tanpa adanya SOP maka tidak akan ada kepastian hukum serta panduan bagi kegiatan operasional.
Oleh karena itu semua pemilik usaha atau yang berwenang dalam suatu organisasi harus paham betul apa itu Standar Operasional Prosedur. Hal tersebut semata-mata agar kegiatan operasional dapat berjalan lancar sesuai tujuan awal.
Apa itu SOP?
SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur, yang merupakan proses dokumentasi serangkaian tindakan operasional pada suatu perusahaan atau organisasi.
Dari pengertian sederhana apa itu Standar Operasional Prosedur di atas, kamu pasti paham jika SOP berkaitan dengan tujuan perusahaan/organisasi. Lebih jauh dapat dikatakan keberadaan SOP untuk memastikan layanan dan produk tersampaikan secara konsisten setiap saat.
Konsistensi tersebut tentu berkaitan dengan mutu serta waktu produksi atau pelayanan. Bentuk SOP sendiri biasanya berupa sebuah petunjuk yang tertulis berisi pemaparan langkah kerja bagaimana cara melaksanakan kegiatan operasional.
Baca juga: Apa Saja Perbedaan Manajemen dan Kepemimpinan?
Fungsi SOP
Standar operasional prosedur perusahaan atau organisasi memiliki beberapa fungsi, antara lain adalah sebagai berikut:
1. Mengurangi Kesalahan
Dalam dokumen SOP terdapat serangkaian instruksi bagi pekerja operasional dalam melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat memberi manfaat bagi perusahaan atau organisasi. Hal tersebut akan membantu mengurangi terjadinya kesalahan tindakan.
2. Menjaga Konsistensi
Adanya SOP akan memastikan pelaksana kegiatan operasional mengerjakan segala aktivitasnya secara konsisten demi jaminan mutu produk atau layanan.
3. Alat Komunikasi
SOP berfungsi sebagai alat komunikasi dari pihak manajemen kepada pihak operasional tentang bagaimana cara yang benar dalam menjalankan suatu aktivitas.
Tujuan SOP
Apa itu Standar Operasional Prosedur memiliki beberapa tujuan yang akan memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi, antara lain:
1. Konsistensi
Tujuan dibuatnya Standar Operasional Prosedur adalah guna memastikan kegiatan produksi (baik produk atau jasa) terlaksana secara konsisten. Dengan hadirnya konsistensi maka secara pasti kualitas produksi dan layanan akan selalu terjaga.
2. On Time
SOP juga memastikan proses produksi barang ataupun layanan selalu berlangsung sesuai dengan jadwal yang ada.
3. Reduksi
Suatu kegagalan yang terjadi dalam proses produksi barang atau jasa akan dapat berkurang ketika pelaksana operasional melakukan aktivitasnya berdasarkan SOP.
4. Peningkatan
Dengan selalu konsisten dan on time, tentu kesalahan proses dapat berkurang sehingga terjadi peningkatan mutu atas produk. Sedangkan bagi tenaga pelaksana akan memiliki peningkatan kemampuan kerjanya karena paham langkah kerja standar sesuai aturan.
5. Standar Pelatihan
Kehadiran SOP juga dapat menjadi standar pelatihan bagi kehadiran petugas pelaksana operasional baru. Dengan begitu perusahaan atau organisasi akan mampu mempertahankan mutu produknya, baik jasa atau produk.
Manfaat SOP
Ada beberapa manfaat standar operasional prosedur pada suatu perusahaan atau organisasi, yaitu:
1. Keterbukaan Informasi
Sebuah SOP akan menjadi sumber informasi bagi semua komponen di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Baik itu berupa informasi lingkungan kerja, kesehatan, keselamatan, serta kegiatan operasional yang harus dijalankan secara pasti.
2. Kepatuhan Terhadap Hukum
SOP akan menjadi acuan guna memastikan jika prosedur operasional yang ada telah sesuai dengan standar peraturan Pemerintah dan Undang-undang.
Dengan adanya standarisasi berdasarkan SOP maka akan memperlihatkan niat baik perusahaan atau organisasi akan beroperasi sesuai aturan hukum yang berlaku.
3. Membantu Auditor Manajemen
Apa itu Standar Operasional Prosedur dapat menjadi daftar periksa bagi auditor. Melalui SOP, auditor akan dapat menilai kinerja perusahaan.
4. Dokumen Improvisasi Alur Kerja
Jika perusahaan atau organisasi yang kamu kelola memiliki SOP, maka hal itu dapat menjadi alat untuk melakukan perbaikan alur kerja. Yang mana dengan begitu maka akan dapat tercapai mutu produk yang jauh lebih berkualitas.
5. Sarana Evaluasi
Kehadiran SOP juga dapat membantu kamu guna mengevaluasi proyek yang telah dikerjakan, apakah kurang, sesuai atau bahkan melebihi target.
Tips Membuat SOP
Cara membuat standar operasional prosedur harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. Perhatikan Gaya Penulisan
SOP yang tertulis dengan gaya bahasa yang tak sesuai dengan tujuan target pembuatannya hanya akan menjadi sia-sia saja. Sebab meski memiliki tujuan dan maksud yang sama, akan tetapi panduan menjadi sulit dipahami.
Misalnya SOP untuk bagian finance tentu memiliki gaya penulisan yang berbeda pada SOP bagi bagian mesin.
2. Perhatikan Pelaksanaannya di Lapangan
Dalam setiap pembuatan SOP kamu harus memperhatikan siapa yang akan menggunakan SOP serta bagaimana cara pelaksanaanya nanti. Dengan begitu timbulnya masalah lain dapat terantisipasi dengan baik.
3. Lakukan Pengujian Sebelumnya
Segera setelah SOP selesai, lakukanlah pengujian di lapangan selama beberapa waktu. Tujuannya adalah untuk menilai apakah SOP tersebut sudah sesuai tujuan atau belum. Serta untuk mengetahui dampaknya kepada pihak pelaksana SOP.
4. Persetujuan Semua Pihak
Sangat penting untuk memastikan jika apa itu Standar Operasional Prosedur mendapatkan persetujuan semua pihak, baik pihak pelaksana maupun pihak manajemen. Mengapa? Karena pelaksanaan SOP merupakan tanggung jawab bersama semua pihak.
Dengan adanya persetujuan maka akan dapat mengurangi potensi timbulnya konflik kelak di kemudian hari.
5. Lakukan Peninjauan Berkala
Sebuah SOP harus kamu lakukan peninjauan secara berkala, gunanya adalah untuk mengetahui efektifitasnya. Jika memang belum efektif dan efisien maka lakukanlah tindakan perbaikan hingga mencapai apa yang menjadi harapan perusahaan atau organisasi.
6. Tentukan Orang yang Tepat
Pembuatan SOP harus dilakukan oleh tim yang terdiri dari personal-personal yang tepat. Dengan begitu maka rumusan SOP akan dapat sesuai dengan karakter serta tujuan perusahaan atau organisasi.
7. Buat Dalam Bentuk Visual dan Tulisan
SOP merupakan panduan yang menjadi pedoman bagi banyak orang. Oleh karena itu akan lebih baik jika kamu menyediakan SOP dalam dua bentuk, yaitu tulisan dan visual.
Hal tersebut demi menghindari munculnya masalah bagi personal yang memiliki kecenderungan untuk lebih paham pada suatu bentuk tertentu. Kamu pasti paham jika ada orang yang lebih menyukai tampilan visual daripada tulisan dan sebaliknya, bukan?
Contoh SOP
Agar kamu dapat memiliki gambaran bentuk atau contoh apa itu Standar Operasional Prosedur, berikut beberapa contoh SOP sebagai referensi.
1. Penjualan, Pemasaran dan Layanan Pelanggan
Untuk bagian penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan berikut daftar SOP yang harus ada:
- Aturan komunikasi eksternal, untuk layanan iklan, siaran pers, atau konten media sosial
- Standar penawaran harga.
- Standarisasi proses pengiriman produk atau jasa.
- Aturan jaminan, kebijakan penukaran atau refund.
- Aturan penanganan keluhan, saran, dan komentar pelanggan.
2. Produksi
Contoh SOP bagian produksi:
- Tahapan lini produksi.
- Standar perawatan peralatan.
- Pelatihan karyawan baru.
3. Administrasi dan Keuangan
Contoh bagian administrasi dan keuangan:
- Cara pengelolaan piutang, pembayaran, atau penagihan.
- Pengelolaan utang dagang.
- Batasan waktu pembayaran.
Apa itu Standar Operasional Prosedur memang bukan jaminan hilangnya masalah dalam kegiatan operasional. Akan tetapi melalui SOP kamu akan dapat lebih mudah meningkatkan kinerja menjadi lebih baik.
